E-Mailarchivierung

Rechtliche Sicherheit für dein Unternehmen

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

Mithilfe unseres Managed Archive Service kann dein Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig alle weiteren Vorteile moderner E-Mail-Archivierung für sich nutzbar machen.

Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen

• Schutz vor Datenverlusten

• Entlastung von E-Mail-Servern und Abschaffung von PST-Dateien

• Reduzierung von Storage-Anforderungen

• Vereinfachung von Backup- und Restore-Prozessen

• Schneller Suchzugriff auf alle E-Mails steigert die Produktivität

Absolute Sicherheit und Vertraulichkeit

Mit unserem Managed Service kann dein Unternehmen die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer E-Mail-Archivierungslösung umgehen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten eingehen zu müssen.

• Rechenzentrum auf deutschem Boden

• Höchste Sicherheit und Verfügbarkeit

• Einhaltung deutscher Datenschutzstandards

Vorteile der E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen in keinem Unternehmen fehlen. Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet die E-Mail-Archivierung zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Rechtliche Sicherheit

Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht zudem die Nutzung von E-Mails als Beweis und verbessert so den Standpunkt deines Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten

E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mithilfe unseres cloud4you Managed Archive Service können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

Server entlasten und IT-Kosten reduzieren

Gerade in größeren Unternehmen stellt das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. Durch die Auslagerung von E-Mails in cloud4you Managed Archive Service kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

Abschaffung von Postfachbegrenzungen und PST-Dateien

Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien als Mittel zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung mit cloud4you Managed Archive Service überflüssig.

Schnelle Suche steigert die Produktivität

E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser cloud4you Managed Archive Service ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität in deinem Unternehmen.

One-Click-Restore für alle Anwender

Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.

Verteilte E-Mails zusammenführen

Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mithilfe von cloud4you Managed Archive Service können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.

Eine Lösung ohne Kompromisse

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden

Bei cloud4you Managed Archive Service werden die Daten deines Unternehmens nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer übergeordneten Archivlösung gespeichert. Stattdessen richten wir für jeden Kunden eine separate und eigenständige Archiv-Instanz ein. Diese Instanzen speichern jeweils nur die Daten (z.B. E-Mails, Benutzer und Einstellungen) eines einzelnen Kunden und werden völlig getrennt voneinander administriert.

Langfristige Unabhängigkeit

cloud4you Managed Archive Service ist keine Einbahnstraße. Deine Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und deinem Unternehmen übergeben werden.

Absolute Vertraulichkeit deiner Daten

Obwohl wir als Service Provider für die Speicherung deiner Daten und die Wartung deines Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen unmittelbaren Zugriff auf dessen Inhalt. In anderen Worten: Wir administrieren das verschlüsselte Archiv „von außen“ und benötigen dabei keinen Zugriff auf deine vertraulichen Daten. Würde solch ein innerer Zugriff erfolgen, würde dies automatisch protokolliert und wäre für dich als Kunde sofort erkennbar.

Komfortabler und schneller Zugriff

Alle Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Darüber hinaus bietet cloud4you Managed Archive Service einen Web Access und ein Mobile Web Access für Smartphones und Tablets.

Individuell auf dich zugeschnitten

Viele Managed Service-Angebote werden nach einem bestimmten Schema angeboten und können nicht an individuelle Anforderungen angepasst werden. Bei c4y Managed Archive Service hast du die Wahl. Wähle eine schlüsselfertige Lösung oder passe die Archivierung mit unserer Hilfe an dein Unternehmen an:

• Unterstützung nahezu aller E-Mail-Systeme und Dateiformate

• Flexible Archivierungsmethoden ermöglichen die Übernahme bereits vorhandener E-Mails und die automatische Archivierung aller zukünftigen E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

• E-Mails können nach ihrer Archivierung automatisch aus den Postfächern gelöscht werden

• Die Benutzerliste des Archivs kann auf Wunsch synchronisiert werden (z.B. über eine Active Directory- oder eine generische LDAP-Integration)

• Bestimmte administrative Aufgaben können auf Wunsch dem Kunden überlassen werden

Vermeide Komplexität und hohe Kosten

Mit cloud4you Managed Archive Service kannst du den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung“ auf ein Minimum reduzieren. Wir begleiten dich fachkundig und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für dich den Betrieb des Archivs als Managed Service.

• Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten

• Du musst weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren

• Wir planen die Lösung individuell nach deinen Anforderungen

• Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung

• Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen

Starte noch heute

Nutze die Möglichkeit, und lasse dich ausführlich und unverbindlich beraten.

Gerne stellen wir dir die Lösung auch persönlich vor und richten dir einen kostenlosen Testzugang ein.